业务流程自动化、项目协作效率高

典型需求:

传统的纸制人工审批流程已经无法适应移动时代和远程办公的要求,因此公司希望能够

实现流程审批的自动化管理,将提交的审批项目(如文档审批、请假审批、报销审批等)

自动通过邮件传送至指定人员进行审批,从而实现企业内多种审批流程的自动化管理。

应对方案

步骤1:依次打开“SharePoint”—“工作组网站”—“网站内容”—“新建”—“列表”,输入列

表名称,如:“差旅报销”,然后点击“创建”


步骤2 点击“差旅报销“列表,然后依次点击“...”—“设置”,在新弹出的栏目界面中添加所

需的栏目,如:“出差事由”、“出差地点”、“开始时间”、“结束时间”、“出差天数”、“报销

金额”、“费用明细”“审批状态”几个栏目:


其中审批状态的设置如下图:


步骤3 用SharePoint Designer 打开该SharePoint 工作组站点。

站点网址为:https://microsoft.sharepoint.cn/Lists/List(不要加后面的ALLLtems)

步骤4 点击“列表工作流”—“差旅报销”

输入名称和描述,然后将工作流类型选定为默认的“SharePoint 2013 工作流”


步骤5 将当前第一阶段命名为“工作流初始化”。

步骤6 点击工作流正文处,然后再点击菜单栏中的“操作”—“设置当前项目中的字段“,

将“审批状态”设置为“待部门主管审批”。

步骤6 点击工作流正文处,然后再点击菜单栏中的“操作”—“设置当前项目中的字段“,

将“审批状态”设置为“待部门主管审批”。

步骤7 将光标放在“工作流初始化”阶段的底部,然后右击鼠标—“阶段”,将下一个新阶段命名为“部门主管审批”。


步骤8 在“工作流初始化”阶段的“切换到阶段”右击—“请转到阶段“,然后选择转到“部门

主管审批”阶段。


步骤9 将光标放在“部门主管审批”阶段的工作流正文处,然后点击“操作”—“设置工作流

状态“,将工作流状态设置为“部门主管审批中”。

步骤10 将光标放在将工作流状态设置为“部门主管审批中”的底部,然后点击“操作”—

“分配任务”,将任务分配给部门主管“ZG@microsoft.com”。

注意:在将任务分配给部门主管“ZG”的选择弹窗处,输入任务标题和描述“请部门主管

审批!”。

步骤11 将光标放在“分配任务“的底部,点击“右键”—“如果任何值等于值”,然后设置为

如果“变量:结果”等于“已拒绝”。

注意:在“如果”处,点fx 按钮,在弹窗中,数据源选择“工作流变量和参数”,在值处选择

“变量:结果”,然后点击“确定”。

步骤12 在条件语句的下方,将“审批状态”设置为“申请驳回”。

步骤13 将光标放在“审批状态设置为申请驳回”的底部,然后将工作流状态设置为“部门

主管已驳回申请”。

步骤14 将光标放在整个大的条件语句底部,使得再次插入的条件语句与上一个条件语

句平行,(根据步骤11 的操作),如果“变量:结果”等于“已批准”,将“审批状态”设置为

“部门主管审批完成,待经理审批”。

步骤15 将光标放在部门主管审批”阶段的底部,将下一新阶段命名为“经理审批”。


步骤16 右键“部门主管审批”阶段的“转到阶段”处,添加一个条件语句,如果“变量:结

果”等于“已批准“,选择转到“经理审批”阶段;其它,选择转到“工作流末尾”。

步骤17 在“经理审批”阶段的工作流正文处,将工作流状态设置为“经理审批中”。

步骤18 将光标放在将工作流状态设置为“经理审批中”底部,将任务分配给经理

“GM@microsoft.com。

注意:在任务分配给经理“GM”的选择弹窗处,输入任务标题和描述“请经理审批!”。

步骤19 在“分配任务”底部,如果“变量:结果1”等于“已拒绝”,将“请假审批状态”设置为

“申请驳回”,然后将工作流状态设置为“经理已驳回申请”。

步骤20 将光标放在整个大的条件语句底部,使得再次插入的条件语句与上一个条件语

句平行,如果“变量:结果1”等于“已批准”,将“审批状态”设置为“申请通过”,然后将工作

流状态设置为“审批结束”。

步骤21 右键“经理审批”阶段的“转到阶段”处,选择转到“工作流末尾”。

步骤22 点击页面左侧的“工作流“,然后双击右边的“差旅报销审批工作流”,如图:

步骤23 在右侧的“启动选项”处,将“创建项目时自动启动工作流”和“更改项目时自动创

建工作流”勾选上(勾选后,在SharePoint 中创建差旅报销审批项目时会自动触发工作

流,系统会自动给审批人发邮件),然后再点击“保存”—“发布”

步骤24 将“差旅报销”列表的权限设为“每个人”具有“参与讨论”的权限,部门主管和总经

理具有“审批”的权限。设置方法是用管理员帐户登录O365,然后依次点击

“SharePoint”—“工作组网站”—“差旅报销”,然后再点击右上角的“共享”如图:

在出现的页面中点击“共享对象”—“高级”,如图:

以下面界面中点击“授予权限”

设置“每个人”具有“参与讨论”权限,然后再点击“共享”,如图:

到此为止,差旅报销审批工作流创建完毕,其余工作流(请假、外出等)的创建方法与

此类似,以后若想修改此工作流,可在SharePoint Designer 中点击“编辑工作流”——

“保存“—“发布”即可。


本文为我原创

本文禁止转载或摘编

-- --
  • 投诉或建议
评论