今天主管又跟我吐槽了：公司的合同、客户资料这些核心文件，怕丢、怕被偷偷拷贝出去。想装加密软件吧，又纠结选哪个、会不会影响干活、有没有监视功能惹麻烦。
嘿嘿，正好我整理了几个相关的问答，发布成文章，回答她吧！
问答 1：公司文件加密软件，优先选哪种类型？别被 “花里胡哨” 忽悠
其实不用看那些复杂的技术名词，中科安企软件的加密大家可去测试一下（自己去度娘一下，就能在官.网上找到试用包了）
①支持私有化部署，有三个端，分别是管理端、服务器端、客户端。在管理端上部署策略，统一下发策略至客户端，既安全又高效。
软件将文件加密、行为管控、日志审计三大模块结合，实现事前防御、事中管控、事后追溯，全面保护企业数据安全。
②加密级别超高
员工把硬盘拆走了、给电脑直接重装系统，电脑上的加密文件都是打不开的。
③多种加密模式：为了满足不同企业的需求，提供多种加密模式。
例如：智能加密模式，确保已加密文件保持加密状态，而未加密文件则保持开放。
使用该模式生成的本地文件不会被加密，但访问和编辑公司内部的加密文件，编辑后仍保持加密状态。
例如：落地加密模式，落地加密是透明加密的补充措施。
落地加密确保文件一旦到达本地，无论是否被打开或编辑，都是加密的，从而有效防止员工直接转发。
防拖拽和剪贴板加密：防止员工通过拖拽方式复制文件，对剪贴板内容进行加密处理，有效防止通过复制/粘贴泄露敏感信息。
问答 2：加密软件有监视功能吗？会不会像监控软件那样 “盯梢”？
很多人担心 “装了加密软件，员工的每一步操作都被看见”，其实不用怕，大部分正规加密软件的 “监视”，只跟 “文件安全” 有关，不会越界：
会有的功能：能记录 “文件相关操作”，比如谁在几点打开了哪个加密文件、有没有尝试拷贝到 U 盘、转发到哪个邮箱，这些记录是为了万一文件泄露，能查到源头，不是为了盯员工有没有摸鱼。
不会有的功能：不会看员工的聊天记录、浏览记录，也不会截图员工的电脑屏幕，跟那些能实时看员工干活的监控软件完全不一样，不用担心侵犯员工隐私。
举个例子：如果公司的报价单泄露了，用加密软件能查到 “是员工 A 在昨天下午 3 点，把文件拷贝到了私人 U 盘”，但查不到员工 A 昨天跟客户聊了什么、有没有刷短视频，这就是 “只管文件安全，不管工作摸鱼”。
问答 3：装了加密软件，员工会不会觉得麻烦，抵触用？
这是很多管理者的顾虑，但其实只要选对软件，员工几乎没感觉：
像透明加密软件，员工打开、保存文件跟平时一样，不用额外输密码、点按钮，唯一的区别就是 “不能随便拷贝到私人设备”，习惯几天就适应了；
就算有员工觉得 “被限制了”，提前跟大家说清楚 “加密是为了保护公司和大家的利益，比如客户资料丢了，公司受损失，大家的工作也会受影响”，大多员工都能理解。
我朋友的设计公司，一开始装加密软件时，有设计师抱怨 “麻烦”，结果装完用了一周，没人再提这事 —— 因为除了不能把图纸拷回家，平时做图、发图一点没影响，反而不用担心图纸被外面的人偷了。
问答 4：加密后的文件，发给客户、合作伙伴怎么弄？总不能让对方也装软件吧？
这是最常见的问题，其实软件早考虑到了，有 3 种简单方法，不用让对方装软件：
生成 “临时授权码”：把加密文件发给对方前，在软件里生成一个 6 位或 8 位的授权码，告诉对方 “打开文件时输这个码，24 小时内有效”，过期就不能用了，适合发临时要查看的文件（比如给客户看的方案初稿）。
导出 “解密版本”：如果对方要长期用文件（比如给印刷厂的设计稿），可以在后台把加密文件导出成 “解密版”，发给对方就能直接打开，同时软件会记录 “谁导出的、导出时间”，后续有问题能追溯。
用 “在线预览链接”：有些软件支持把加密文件生成在线链接，对方点链接就能在线看，不能下载、不能复制内容，适合发一些只需要 “看一眼” 的文件（比如给合作方看的合同条款）。
问答 5：万一员工离职，把加密文件删了、带走了，能恢复吗？
不用怕，正规加密软件都有 “双重保障”，能把风险降到最低：
本地备份：软件会自动定时备份加密文件，比如每天凌晨备份一次，就算员工把电脑里的文件删了，IT 能从备份里恢复，不会因为一个人离职，导致文件全丢了；
权限回收：员工离职时，在后台一键回收他的文件权限，就算他之前拷贝过加密文件（没授权的话是乱码），离职后也没法解密打开，更没法传给别人。
之前有个公司的销售离职时，想把客户资料带走，结果发现自己拷贝的文件全是乱码，想删电脑里的文件，IT 当天就从备份里恢复了，一点损失都没有。
问答 6：装加密软件会违法吗？跟员工说清楚这 2 点就没事
很多人怕 “装加密软件跟装监控软件一样，会踩法律红线”，其实只要提前跟员工说清楚 2 件事，就完全合法：
告诉员工 “我们要加密哪些文件”：在员工手册或入职培训时说清楚，“公司会对客户资料、合同、设计图纸这些核心文件进行加密，目的是保护公司和客户的信息安全”，让员工知道 “加密的是工作文件，不是盯着他的私人东西”。
说明 “不会侵犯隐私”：明确告诉员工 “加密软件只记录文件的操作记录，不会看你的私人聊天、浏览记录，也不会监控你的电脑屏幕”，消除员工的顾虑，避免后续产生纠纷。
就像公司装门锁是为了防盗，不是为了监视员工一样，装加密软件是为了防文件泄露，只要提前沟通好，既合法又能得到员工的理解。
最后说句实在话：
选文件加密软件，不用追求 “功能越多越好”，也不用怕 “员工抵触”。核心是 “适合自己公司的场景”—— 天天改文件就选透明加密，存老文件就选容器加密；同时跟员工讲清楚 “加密是为了保护大家的共同利益”，比偷偷装、强行推效果好太多。
毕竟，文件安全不是 “防员工”，而是 “防外面的坏人”，让大家都明白这一点，软件才能真正用起来、用到位。
【责编：小瑶】
